🍽️ Comment utiliser les horaires personnalisés par table dans Alex Reservations
La gestion du flux en salle devient plus intelligente. Grâce aux horaires personnalisés par table, vous pouvez définir des créneaux horaires spécifiques et des durées de service par table, ce qui permet d’optimiser la charge en cuisine et d’améliorer l’expérience client.
Découvrons ensemble, étape par étape, comment fonctionne cette fonctionnalité puissante — avec des visuels à l’appui.
🔧 Étape 1 : Sélectionner le mode de réservation
Dans les paramètres du service, sélectionnez le mode de réservation appelé « Horaires par table ».
Une fois activé, une grille affichant toutes vos tables et leurs combinaisons apparaîtra. Vous pourrez alors configurer des horaires spécifiques par table et par jour de la semaine.
🕒 Étape 2 : Modifier l’horaire de chaque table
Cliquez sur le bouton « Modifier l’horaire » pour commencer la personnalisation.
Vous pouvez désormais attribuer des plages horaires personnalisées à chaque table — en définissant les horaires de réservation possibles et la durée pendant laquelle les clients peuvent rester à table.
Par exemple, pour un service de 13h00 à 15h00, vous pouvez autoriser des réservations à 13h00, 13h15 et 13h30. Chaque créneau peut avoir une durée différente selon sa proximité avec la fin du service.
🧩 Étape 3 : Appliquer des horaires aux combinaisons de tables
Si vous utilisez des combinaisons (par exemple deux tables regroupées), vous pouvez aussi définir des horaires personnalisés pour chaque combinaison dans le plan de salle.
⏳ Étape 4 : Définir des services avec ou sans limite de temps
Si une table dispose de deux services, le système considérera que le premier est limité dans le temps, tandis que le second est libre (sans limite).
Cette information est clairement communiquée au client lors de la réservation. De plus, les e-mails de confirmation peuvent être personnalisés en fonction du service choisi :
- Première réservation : e-mail personnalisé avec avertissement sur la durée limitée
- Deuxième réservation : modèle par défaut, sans restriction de temps
⏱ Durée de réservation dans les horaires personnalisés
Dans un scénario où une table a deux services et que le deuxième est réservé en premier, vous pouvez configurer le système pour étendre automatiquement la durée de la première réservation jusqu’à l’heure de la deuxième.
Ainsi, le client du premier service reçoit des informations précises sur le temps dont il dispose.
✉️ Modèles d’e-mails personnalisés
Vous pouvez définir des modèles d’e-mails spécifiques (en attente et confirmés) pour les réservations avec durée limitée. Ces modèles seront envoyés uniquement lorsque la réservation concerne le premier service.
Toutes les autres réservations utiliseront les modèles d’e-mail par défaut du système.
Configurez ces modèles personnalisés pour les premiers services, et continuez à utiliser les modèles standards pour le dernier service de chaque table.
🧾 Étape 5 : Ce que voit le client sur le site
Le client verra uniquement les créneaux disponibles, selon les horaires définis pour chaque table. Ces créneaux sont générés automatiquement à partir de la configuration que vous avez réalisée.
⚠️ Étape 6 : Afficher un message d’avertissement (si nécessaire)
Lorsqu’un client réserve un créneau avec durée limitée, un message d’avertissement s’affiche dans le formulaire de réservation, précisant la durée maximale avant qu’il ne confirme la réservation.
Si le client réserve le dernier service, le système n’affiche aucun message, car la table lui reste attribuée jusqu’à la fermeture.
📧 Étape 7 : Utiliser des balises dynamiques dans les e-mails
Dans vos modèles d’e-mails personnalisés, vous pouvez utiliser les balises {time} et {end_time} pour informer le client des horaires de début et de fin de sa réservation.
Cela permet d’établir des attentes claires et d’éviter toute confusion, notamment pour les services avec durée limitée.
✅ Résumé : Pourquoi c’est important
Avec les horaires personnalisés par table, vous pouvez :
- Éviter les surcharges en cuisine
- Personnaliser les schémas de réservation table par table
- Informer automatiquement vos clients avec clarté
- Offrir des expériences avec ou sans limite de temps
- Aligner votre système de réservation sur la réalité de votre restaurant
Ce n’est pas seulement une question d’horaires, c’est une gestion intelligente et sur-mesure du service.